XXI век — информационный, с каждым годом человеку приходится сталкиваться с колоссальным объёмом новых данных, крайне остро эта проблема стоит для руководителей бизнеса и управленцев. В силу особенностей своей деятельности, каждый день они имеют дело с огромным количеством, тысячами и тысячами бумаг, документов и служебных записок. Необходимо контролировать этот процесс, ведь если руководитель будет держать все текущие вопросы в голове, это отнимет много времени и сил.
Документооборот можно сравнить с кровеносной системой человека — если он затруднён, возникает «застой» и прочие отрицательные явления бизнес-процесса. Однако не стоит упускать из вида даже мельчайшие аспекты в ведении дел, это чревато проблемами, нарастающими, как снежный ком.
Прогресс не стоит на месте, в данной нелёгкой ситуации руководителю на помощь приходят информационные технологии — вместо перекладывания тысячи бумаг из кабинета в кабинет был изобретён электронный документооборот — СЭД Comindware. Его развитие и широкое распространение обусловлено нарастающей доступностью и скоростью работы широкополосного интернета, а также множеством плюсов, вытекающих из использования данной системы. В частности, можно отметить оптимизацию процесса управления организацией, уменьшение срока обработки документов внутри компании, снижение трудоёмкости и высвобождение кадров.
Также значительно сокращаются расходы на бумагу для печати и обслуживание офисной техники — ведь все процессы происходят в электронном пространстве. При наличии на предприятии этой системы все перемещения документов совершенно прозрачны — очень легко отследить, на каком этапе и в каком подразделении находится нужная «бумага». Отпадает нужда в хранении огромного количества напечатанных документов.
Немного истории: становление отечественного рынка систем электронного документооборота произошло сравнительно недавно, в 90-е годы. В то время данный вид оптимизации процесса движения документов мог позволить себе лишь высший аппарат государственной власти, в настоящее же время эта технология доступна и необходима для любой организации. Стоимость системы была значительной и на рынке были представлены отечественные разработки, из-за расхожей схемы движения документов у нас и на Западе. Сейчас каждая программа имеет возможность настройки индивидуальной конфигурации для каждого предприятия.
Стоит дополнительно отметить систему мгновенных сообщений между сотрудниками — значительно сокращается время на коммуникацию между отделами. У поручения, переданного таким способом, меньше шансов затеряться в «текучке», чем у сказанного на словах. Крайне удобно то, что важные вопросы и обсуждения легко подкрепить информацией, извлечённой из электронной переписки с коллегами.
У руководителя при необходимости появляется возможность работать удалённо, наличие интернета позволяет быть всегда «на связи». Высвобождается дополнительное время на деловые поездки и переговоры «без отрыва от производства». Подспорьем является так же система электронной подписи.
Перед руководителем бизнеса стоят задачи оптимизации процесса управления, минимизации затрат и максимизации прибыли. Во избежание потерь времени и ресурсов прогресс вынуждает управленцев идти «в ногу со временем». Использование современных технологий позволяет быть впереди конкурентов, а это влечёт за собой также увеличение прибыли. Система электронного документооборота Comindware является ключевым фактором в развитии и модернизации бизнеса.
Автор публикации
